Tips en info voor het organiseren van een evenement

Organiseer je een evenement, fuif, eetfestijn, wielerwedstrijd, doortocht, rommelmarkt, buurtfeest ...?
Er komt heel wat bij kijken. We helpen je graag op weg met enkele tips, nuttige links en informatie. 

Een evenement aanvragen 

Als organisator ben je verplicht het gemeentebestuur op de hoogte te brengen en een aantal zaken aan te vragen, zoals een afwijking op de geluidsnormen, een toelating voor het schenken van sterke dranken, een wijziging in de verkeerssituatie (bv. afgesloten straat, eenrichtingsverkeer) ...  Dit kan via het online aanvraagsysteem. Doe je aanvraag tijdig, ten laatste 35 kalenderdagen voor het evenement. 

Uitleendienst

• Maarkedalse verenigingen en scholen kunnen bij de gemeentelijke uitleendienst terecht voor het ontlenen van muziekinstallatie, beamer, projectiescherm, receptietafels, vlaggenmasten, nadars ...
• Verenigingen en scholen kunnen ook terecht bij de provinciale uitleendienst. 

Subsidies

Voor een aantal evenementen kan je een beroep doen op gemeentelijke subsidies.

Locaties in Maarkedal

• Vrijetijdscentrum De Maalzaak. De Maalzaak wordt beheerd door de gemeente. Je kan er terecht voor de organisatie voor allerhande activiteiten.
• GC het Marca. Het Marca wordt beheerd door de gemeente. Je kan er terecht voor de organisatie van socioculturele activiteiten. 
• Gemeentelijke schoolinfrastructuur te Maarke-Kerkem of Nukerke. De gemeentelijke schoolinfrastructuur kan gebruikt worden voor de bevoorrading/stop van een wandeling, inschrijving van een (sport)wedstrijd, kampen met een specifieke doelgroep (vb kinderen met autisme) of een soortgelijke activiteit.
• Parochiezaal Etikhove
• Parochiezaal La Salette Louise-Marie
• Parochiezaal De Wante Schorisse
• Parochiaal Centrum Nukerke

Promotie

Promotie is uiteraard belangrijk bij de organisatie van een evenement.
Geef je activiteit in via uitdatabank.be en jouw activiteit verschijnt automatisch op onze website. Deze informatie wordt ook opgenomen in de agenda in het gemeentelijk informatiemagazine Publiek. Als vereniging kan je ook één maal per jaar een artikel plaatsen in Publiek. Voorwaarden, publicatiedata en deadlines vind je hier. 

Unisono (Sabam)

• Unisono int en verdeelt de auteursrechten bij het gebruik van werk van auteurs, componisten, uitgevers ... Van zodra er muziek gespeeld wordt (live of opgenomen) moet Sabam betaald worden, zelfs als de toegang gratis is. Doe ten laatste tien dagen voor je evenement aangifte bij Unisono: www.unisono.be.

Informatie en regelgeving geluidsnormen

• Er zijn in Vlaanderen regels over het maximale geluidsniveau voor muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek gespeeld wordt. In het aanvraagformulier voor evenementen is een rubriek voorzien voor de afwijking van de geldende geluidsnormen.  
• Meer informatie over de geluidsnormen vind je op website van het departement Leefmilieu, Natuur en Energie.
• Voor meer informatie kan je ook contact opnemen met de gemeentelijke milieudienst.

Publiciteitsborden of wegwijzers langs gewestwegen

Wil je voor je evenement publiciteitsborden of tijdelijke bewegwijzering plaatsen langs de openbare weg? 

• Voor borden langs gemeentewegen noteer je dit bij je aanvraag voor het organiseren van een evenement. 
• Voor borden langs gewestwegen is een aanvraag bij het Agentschap voor Wegen en Verkeer verplicht, zelfs als de borden op een privaat terrein langs de weg worden geplaatst. Je richt je aanvraag tot het bekomen van een vergunning hiervoor aan: Agentschap Wegen en Verkeer - District Oudenaarde, Heurnestraat 27, 9700 Oudenaarde. De gewestwegen door Maarkedal zijn: N60 (Oudenaarde - Ronse), N425 en N454 (Ronse - Schorisse), N457 (Oudenaarde - Schorisse).

Vrijwilligerswerking en -verzekering   

• Bij de organisatie van een evenement worden meestal vrijwilligers ingezet. Alle informatie over vrijwilligerswerk en de wetgeving hierover (onder andere verzekeringsplicht) vind je op de website www.vlaanderenvrijwilligt.be.
• Heel wat organisaties kunnen gebruik maken van de gratis Vlaamse vrijwilligersverzekering. Alle info hierover vind je op dezelfde site www.vlaanderenvrijwilligt.be.

Verzekeringen

• Informeer tijdig bij je verzekeraar welke verzekering je het best afsluit voor je evenement.
• Wordt het evenement georganiseerd door een lokale afdeling van een koepelorganisatie, dan worden een aantal zaken wellicht al verzekerd via die koepelorganisatie. Ga dit tijdig na.

Veiligheid

• Veiligheid is één van de prioriteiten bij het organiseren van een evenement. Zowel bij de inrichting van de zaal of het terrein, als de plaatsing van eetstanden, de locatie van de ingangen ... moet je rekening houden met veiligheid en preventie.
• Op de website van de Brandweerzone Vlaamse Ardennen vind je heel wat richtlijnen in verband met preventie en veiligheid bij een evenement. Ook hebben zij een checklist uitgewerkt met richtlijnen voor een tijdelijke inrichting.
• Het reglement over de brandveiligheid op evenementen kan je hier terugvinden.

EHBO

• Bij de organisatie van een evenement voorzie je best een EHBO-koffer of, afhankelijk van de aard van het evenement, een EHBO-post.
• In de EHBO-koffer horen minstens pleisters, verbanden, ontsmettingsmiddel ... 
• Zorg ook voor een lijst met noodnummers: brandweer, politie, medische spoeddienst, antigifcentrum, dokter van wacht, apotheek van wacht, brandwondencentrum ...
• Naarmate het evenement groter, uitgebreider of ‘gevaarlijker’ wordt, is het beter een echte EHBO-post te voorzien. Je kan deze post bemannen met eigen medewerkers. Zorg dan wel dat er genoeg medewerkers aanwezig zijn met voldoende kennis en ervaring op vlak van EHBO. Je kan ook een medische hulppost voorzien met erkende hulpverlenersorganisaties, zoals het Rode Kruis. 

Bewaking

Bij sommige evenementen kan het nodig zijn bewaking of security te voorzien. Je kan hiervoor een beroep doen op een erkende bewakingsfirma of je kan werken met vrijwilligers. Aan het werken met vrijwilligers zijn enkele voorwaarden verbonden. Meer informatie hierover kan je nalezen op de de website www.ikorganiseer.be. 

Afvalbeleid

Bij een evenement hoort bijna onvermijdelijk ook afval. Denk tijdig aan de nodige maatregelen om dit afval te verzamelen en te vermijden dat het op het openbaar domein of in het milieu terecht komt. Maak ook de deelnemers aan je evenement hierop attent!
Daarnaast kan je ook maatregelen nemen om je evenement afvalarm en milieuvriendelijk te organiseren! 

Herbruikbare bekers

Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, tenzij de eventorganisator een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. De wetgeving hieromtrent vind je hier. 

Je kan deze onder andere huren bij IVLA die hiervoor samen werkt met de Kringwinkels in Zuid-Oost-Vlaanderen. 

• De bekers kunnen ontleend worden aan 0,08 euro/stuk door een aanvraag te doen bij de Kringwinkel op het nummer 055 38 58 78.
• De gebruiker staat zelf in voor het transport van de bekers. Deze kunnen opgehaald worden in de Kringwinkels van Brakel, Oudenaarde en Ronse. Ze kunnen ook geleverd worden maar dit gebeurt dan tegen betaling van 45 euro voor een transport van minder dan 20 km. Vanaf 20 km wordt er 1 euro/km gerekend met een minimum van 45 euro.
• Voor verdwenen of beschadigde bekers wordt er een vergoeding van 1 euro/beker gerekend.
• Om het terug brengen te garanderen wordt bij elke ontlening aan de organisator een kleine waarborg (of ander controlesysteem) gevraagd.
• Zelf afwassen is niet nodig want dat wordt in de Kringwinkel gedaan.

Informeer je buurt

Breng de buurt tijdig op de hoogte van jouw evenement en de mogelijke hinder. Dat kan door een briefje met wat uitleg in de bussen te posten. Noteer ook een contactnummer en vraag de buurtbewoners om bij problemen eerst contact op te nemen met de organisatie en niet onmiddellijk de politie te contacteren.

Nood aan meer tips?

Op de website www.ikorganiseer.be vind je heel wat praktische tips voor het organiseren van een fuif of - bij uitbreiding - een ander evenement.